NGĂN NGỪA RỦI RO VỀ THUẾ (phần 1)

➡ Phần lớn các doanh nghiệp chỉ biết đến rủi ro về thuế khi nó đã xảy ra.
➡ Phần lớn các chủ doanh nghiệp không muốn đề cập đến thiệt hại của mình.
➡ Làm sao nhận diện và ngăn ngừa rủi ro về thuế?

Bài viết liên quan TỐI ƯU THUẾ TRONG DOANH NGHIỆP

1. Thuế và rủi ro về thuế

Nói theo ngôn ngữ chuyên ngành thì thuế có 2 loại là thuế trực thu và thuế gián thu. Nhưng cho dù là loại nào thì thuế vẫn là số mà doanh nghiệp không được hưởng. Doanh thu là số còn lại của doanh nghiệp sau khi trừ đi thuế giá trị gia tăng. Lợi nhuận còn lại của doanh nghiệp là số còn lại sau khi trừ đi thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trong các trách nhiệm của doanh nghiệp, trách nhiệm về thuế là trách nhiệm có tính bắt buộc cao nhất. Nhà nước có quyền áp đặt các quy định của mình trong việc xác định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Nói một cách dễ hiểu thì rủi ro về thuế là khả năng doanh nghiệp phải nộp thuế nhiều hơn so với số thuế mà doanh nghiệp tự xác định.

Về cơ bản, rủi ro về thuế thường có ba loại:
➡ Bị ấn định thuế. Đây là trường hợp thảm khốc nhất mà không một doanh nghiệp nào mong muốn.
➡ Bị tính cao hơn. Thông thường nó liên quan đến việc doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện và yêu cầu của thuế. Trường hợp này có thể do doanh nghiệp (thụ động) không đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoặc buộc phải chấp nhận (chủ động) do thực tế kinh doanh.
➡ Bị phạt. Trường hợp này là do doanh nghiệp hiểu sai hoặc làm sai các quy định. Nó rất phổ biến và có thể xảy ra bất cứ lúc nào, tại bất cứ doanh nghiệp nào.

Vậy làm thế nào để ngăn ngừa rủi ro về thuế? Đó là một câu hỏi không dễ trả lời đầy đủ. Nó còn khó hơn khi trả lời cho chủ và người điều hành doanh nghiệp - những người không nắm được các quy định chuyên môn về thuế và kế toán.

Để giúp anh chị dễ nắm bắt và có thể áp dụng, tôi sẽ chia nội dung ngăn ngừa rủi ro về thuế thành các bài viết nhỏ khác nhau. Mỗi bài liên quan đến một vấn đề quan trọng hoặc một sắc thuế mà các doanh nghiệp có thể mắc phải.

2. Mất sổ sách và chứng từ
Trường hợp này thường xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, khi bộ máy kế toán chưa có hoặc chưa ổn định, khi lãnh đạo doanh nghiệp không quan tâm đến kế toán và thuế, khi doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc các yêu cầu cần thiết.

Trong thực tế tôi đã gặp khá nhiều doanh nghiệp không có hoặc bị mất sổ sách, chứng từ kế toán. Cái mất đi có thể là đơn lẻ hoặc trong tình huống xấu nhất có thể là toàn bộ. Cái mất đi có thể làm lại được nhưng cũng có cái không thể làm lại được (ví dụ như hóa đơn). Lý do thì có rất nhiều, trong đó có cả những lý do nghe hết sức ấu trĩ và buồn cười. Nhưng nó vẫn xảy ra.

- Chuyển trụ sở: Vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà doanh có thể phải chuyển trụ sở, nhất là với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Rất nhiều thứ phải di chuyển và sắp xếp lại. Rồi một ngày u ám nào đó, doanh nghiệp mới phát hiện ra là không biết sổ sách, chứng từ của mình ở đâu.

- Không in bản cứng để lưu trữ: Máy tính là công cụ đắc lực cho con người. Nhưng rất nhiều trường hợp nó lại trở thành kẻ tội đồ. Máy tính hỏng, phần mềm hỏng, mất dữ liệu. Nguyên nhân thì có thể do khách quan, do vô tình và cũng có thể là cố ý. Khi mọi thứ vẫn ở trong máy tính, nếu mất là mất tất cả.

- Lưu trữ lộn xộn, không có hệ thống: Điều này dẫn đến việc thất lạc hoặc nó nằm ở một nơi nào đó mà không dễ tìm ra.

- Không bàn giao khi thay đổi nhân sự: Việc thay đổi nhân sự kế toán không phải là hiếm nếu không muốn nói là thường xuyên. Khi thay đổi nhân sự mà không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ thì rất dễ mất, thiếu hoặc vẫn đủ mà không biết nó ở đâu.

- Cố ý: Rất nhiều trường hợp ở doanh nghiệp nhỏ. Vì một lý do nào đó mà người làm bất mãn, chán ghét công ty hoặc ông chủ, hoặc họ sợ trách nhiệm khi làm sai. Khi những người này nghỉ việc mà công ty không yêu cầu bàn giao đầy đủ thì rất dễ xảy ra việc mất dữ liệu, sổ sách chứng từ, hóa đơn…

- Thuê kế toán làm part-time: Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ không đủ nguồn lực để tổ chức bộ máy kế toán và sử dụng dịch vụ của một công ty chuyên nghiệp. Khi đó doanh nghiệp tìm đến những người làm part-time. Doanh nghiệp chuyển hết hóa đơn chứng từ cho người làm kế toán nhưng suốt một thời gian dài không nhận lại sổ sách, chứng từ, hoặc nhận lại không đầy đủ.

Và còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa…

3. Rủi ro về thuế thuế
➡ Rủi ro bị ấn định thuế: Khi doanh nghiệp không có hoặc có không đầy đủ sổ sách, chứng từ thì có nguy cơ sẽ bị ấn định thuế. Đây có lẽ là rủi ro có sức ảnh hưởng khủng khiếp nhất đối với doanh nghiệp. Trường hợp này cơ quan thuế có quyền ấn định số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Nếu nó xảy ra thì thường là số thuế ấn định vượt xa số dự kiến của doanh nghiệp hoặc số do doanh nghiệp xác định dựa trên số liệu của mình. Đương nhiên là chẳng ai mong muốn điều này xảy ra.

➡ Rủi ro bị tính thêm thuế: Nếu lượng chứng từ bị mất là nhỏ, các khoản chi phí tương ứng có thể bị loại ra. Khi này số thuế phải nộp sẽ nhiều hơn. Kèm theo đó là số tiền phạt vi phạm và tiền phạt chậm nộp.

4. Chi phí khắc phục
Nếu doanh nghiệp không muốn đối mặt với nguy cơ bị ấn định thuế thì chỉ còn cách làm lại sổ sách, khôi phục lại chứng từ. Có cái thì làm lại được nhưng có cái thì không. Nếu sổ sách, chứng từ mất nhiều, trong thời gian dài thì rõ ràng là thời gian, công sức và chi phí để khắc phục sẽ là rất lớn.

5. Biện pháp phòng tránh
Thực ra cách phòng tránh tình huống này không đòi hỏi gì nhiều. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các thao tác cực kỳ đơn giản sau:

a. Sao lưu dữ liệu
Cho dù công ty có sử dụng phần mềm kế toán online, offline hay chỉ đơn giản là làm kế toán trên excel thì cũng thường xuyên sao lưu dữ liệu và lưu trữ chúng ở nơi an toàn. Nếu có gặp trục trặc gì thì việc phục hồi cũng nhanh chóng và không hề tốn kém.

b. In bản cứng
Thao tác này cũng chẳng hề tốn kém, có chăng là một chút giấy mực và thời gian đặt lệnh in. Nếu đó là bản chuẩn rồi thì có mất dữ liệu mềm cũng không cần làm lại. Nếu bản tin đó còn sai sót thì sau này cũng chỉ cần sửa chữa thôi. Thời gian và công sức cũng sẽ tiết kiệm được rất nhiều.
➡ Về chứng từ và các bảng kê: doanh nghiệp nên in ngay khi khởi tạo.
➡ Về sổ sách: tùy theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp có thể chọn in hàng tháng hoặc tối thiểu hàng quý. Nếu không in đầy đủ thì ít nhất cũng phải in Nhật ký chung và bảng cân đối số phát sinh.

c. Lưu trữ an toàn và có hệ thống
Hãy đảm bảo việc lưu trữ báo cáo, sổ sách và chứng từ kế toán được thực hiện một cách khoa học và an toàn. Nếu ở công ty có không gian thì hãy dành không gian an toàn cho việc lưu trữ. Hãy đóng bộ, đóng quyển rồi lưu vào tủ, thùng sắt. Sau đó giao cho người chịu trách nhiệm bảo quản và khóa lại là tốt nhất. Tránh những nơi có nguy cơ bị ngập, bị ướt hoặc lẫn lộn với những thứ khác.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài hay thuê kế toán làm part-time thì khi chuyển giao tài liệu hãy lập bảng kê chi tiết các chứng từ đã bàn giao. Khi nhận lại phải đảm bảo không mất mát. Luôn luôn yêu cầu bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ khi xong việc.

d. Bàn giao đầy đủ
Khi có thay đổi kế toán, luôn luôn yêu cầu bàn giao đầy đủ. Luôn luôn yêu cầu người bàn giao và người nhận lập bảng kê và ký nhận với nhau. Phải kê rõ đã giao nhận những gì.

Làm sao biết là đầy đủ? Lãnh đạo chỉ cần biết rằng: báo cáo thì phải kèm theo sổ sách, sổ sách phải kèm theo chứng từ. Công việc thống kê, kiểm đếm là của người giao và người nhận.

6. Chủ doanh nghiệp làm gì?
Khi tôi hỏi các chủ doanh nghiệp về việc ngăn ngừa rủi ro về thuế, họ thường phàn nàn rằng họ có quá nhiều công việc phải quan tâm, không có chuyên môn, có quá nhiều quy định và thủ tục về thuế… và sau đó hoặc là họ buông xuôi, hoặc là họ phó mặc cho người làm kế toán và mặc nhiên đòi hỏi rằng người làm kế toán phải biết làm và phải làm đúng.

Nhưng có một điều rõ ràng là với những công việc đơn giản như trên, chủ doanh nghiệp chỉ cần quan tâm và kiểm soát kết quả của nó, rất nhiều rủi ro, tốn kém đã không xảy ra. Và những công việc đó không mất quá nhiều thời gian cũng như không đòi hỏi phải nắm được các quy định chuyên ngành vốn rất rắc rối và phức tạp.